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超過支出分について、立替払いした人に負担していただく場合の会計処理は、ranさんお書きのとおりと思います。

ただ、超過分を誰にどのように負担させるかは、悩ましい問題ですね。個人負担とする場合、プレゼントの売価はお店が決めるものであること、超過額は立替者の懐に入るものではないことなどから、立替者の反応が気になります。

口頭周知の支出額は、基準［目安］であって、一定の幅のなかでこの基準を守るという運用解釈は、これまで行ってこなかったのでしょうか。
もし、その辺の運用がはっきりしていないのでしたら、今回の支出も含め、一定の幅を超す場合は上長の承認を必要とするとか、一定幅を超過する分は個人負担とするとか、約束ごとの運用方法を変更し、できるだけ個人負担をなくすようにされてはいかがでしょうか。

残業の場合の弁当代は、超過分も残業者個人のおなかに入るのですから、個人負担と割り切って問題はないような気がします。
（超過額がわずかな場合、個人に負担してもらうのは、事務処理が煩雑となりますので、一定の超過額を認める運用もありと思います。）

今回のプレゼントの超過額の負担問題とあわせ、弁当代も上司と相談をされて、運用方法をメモ程度にでもまとめて周知されるのが、今後のためによいと思います。 :-)

超過支出分について、立替払いした人に負担していただく場合の会計処理は、ranさんお書きのとおりと思います。

ただ、超過分を誰にどのように負担させるかは、悩ましい問題ですね。個人負担とする場合、プレゼントの売価はお店が決めるものであること、超過額は立替者の懐に入るものではないことなどから、立替者の反応が気になります。

口頭周知の支出額は、基準［目安］であって、一定の幅のなかでこの基準を守るという運用解釈は、これまで行ってこなかったのでしょうか。
もし、その辺の運用がはっきりしていないのでしたら、今回の支出も含め、一定の幅を超す場合は上長の承認を必要とするとか、一定幅を超過する分は個人負担とするとか、約束ごとの運用方法を変更し、できるだけ個人負担をなくすようにされてはいかがでしょうか。

残業の場合の弁当代は、超過分も残業者個人のおなかに入るのですから、個人負担と割り切って問題はないような気がします。
（超過額がわずかな場合、個人に負担してもらうのは、事務処理が煩雑となりますので、一定の超過額を認める運用もありと思います。）

今回のプレゼントの超過額の負担問題とあわせ、弁当代も上司と相談をされて、運用方法をメモ程度にでもまとめて周知されるのが、今後のためによいと思います。 :-)

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こんにちは。

お誕生日プレゼントも残業食事代も、その超過分については同じ考えです。

例えば・・・
プレゼント代　5,000円　消費税　250円・・通常科目で処理
上限超過額　　1,000円　消費税　 50円・・1,050円を担当者の立替金
　　　　合計　6,000円 消費税 300円

そして後日、1,050円を立替金の入金処理とする。

＜仕訳＞
(1)
　御社勘定科目　5,000 ／　現金　6,300
仮払消費税　　　250
立替金　　　　1,050

(2) 現金　　 1,050 ／　立替金 1,050

残業食事代の超過額も同様です。

この会計処理とは別次元ですが、超過額を担当職員さんが負担することについては後々のために明文化しておく必要があると思います。
そして全員に徹底し周知してもらう必要がありますね。
人員が入れ替わった際には特に重要になります。
残業食事代の予算超過分についても同様です。
組織の規程のあり方の問題になりますので、ここをしっかりさせておかないと、
心情的な問題に発展しかねませんから。
ご検討下さい。　

こんにちは。

お誕生日プレゼントも残業食事代も、その超過分については同じ考えです。

例えば・・・
プレゼント代　5,000円　消費税　250円・・通常科目で処理
上限超過額　　1,000円　消費税　 50円・・1,050円を担当者の立替金
　　　　合計　6,000円 消費税 300円

そして後日、1,050円を立替金の入金処理とする。

＜仕訳＞
(1)
　御社勘定科目　5,000 ／　現金　6,300
仮払消費税　　　250
立替金　　　　1,050

(2) 現金　　 1,050 ／　立替金 1,050

残業食事代の超過額も同様です。

この会計処理とは別次元ですが、超過額を担当職員さんが負担することについては後々のために明文化しておく必要があると思います。
そして全員に徹底し周知してもらう必要がありますね。
人員が入れ替わった際には特に重要になります。
残業食事代の予算超過分についても同様です。
組織の規程のあり方の問題になりますので、ここをしっかりさせておかないと、
心情的な問題に発展しかねませんから。
ご検討下さい。　

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