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勘定奉行での請求書処理 入力効率化と作業時間の短縮

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勘定奉行での請求書処理 入力効率化と作業時間の短縮

2007/04/30 12:43

sumiyoshi

おはつ

回答数:2

編集

はじめまして。
「勘定奉行21Ver.Ⅲ LANPACK」を、会社の経理業務で、
活用している者です。

さて、私が居る会社では、1件当たり、約100枚近い請求書が、
データでなく、紙で取引先から、何十件もやってきます。
請求書の各商品単位で、部署ごとで、
「業務用消耗品」や「仕入高」や「一括償却資産」などの
勘定科目に整理して、
合計金額で1件1件入力していかないといけません。

弊社は、2~3人の少人数で、経理の入力業務をしている為、
毎月、月初の決算期になると、女性社員も含めて、
深夜の11時~12時頃まで、
毎晩残業して仕事をこなさなくてはいけなくなっています。
パソコンの画面を見続けるので、頭は朦朧として、目が霞みます。
また、指先は電卓やキーボードを打ち続けるので痛くなるし、
イスに座り続けるので腰も痛くなります。

例えば、分量が多い請求書だけでも取引先から電子データで
入手したり、OCRなどの機械で電子データ化して、
勘定奉行の受入機能を使うことも考えました。
また、仕訳のパターンは数種類に限定されるので、
マニュアル化すれば誰でも出来る単純な作業なので、
他の管理部門から手が空いている人員を一時的に集中投入して、
積極的に残業を減らすべきと上司や同僚にも提案しましたが、
経理は専門的な知識が必要なので、
アナログ的な入力作業が残るのはやむをえないと却下されました。

入力作業の効率化や作業時間の短縮について、
何かアドバイスや参考意見を頂けましたら、幸いでございます。

お手数お掛けして申し訳ありませんが、
何卒、よろしくお願い申し上げます。

はじめまして。
「勘定奉行21Ver.Ⅲ LANPACK」を、会社の経理業務で、
活用している者です。

さて、私が居る会社では、1件当たり、約100枚近い請求書が、
データでなく、紙で取引先から、何十件もやってきます。
請求書の各商品単位で、部署ごとで、
「業務用消耗品」や「仕入高」や「一括償却資産」などの
勘定科目に整理して、
合計金額で1件1件入力していかないといけません。

弊社は、2~3人の少人数で、経理の入力業務をしている為、
毎月、月初の決算期になると、女性社員も含めて、
深夜の11時~12時頃まで、
毎晩残業して仕事をこなさなくてはいけなくなっています。
パソコンの画面を見続けるので、頭は朦朧として、目が霞みます。
また、指先は電卓やキーボードを打ち続けるので痛くなるし、
イスに座り続けるので腰も痛くなります。

例えば、分量が多い請求書だけでも取引先から電子データで
入手したり、OCRなどの機械で電子データ化して、
勘定奉行の受入機能を使うことも考えました。
また、仕訳のパターンは数種類に限定されるので、
マニュアル化すれば誰でも出来る単純な作業なので、
他の管理部門から手が空いている人員を一時的に集中投入して、
積極的に残業を減らすべきと上司や同僚にも提案しましたが、
経理は専門的な知識が必要なので、
アナログ的な入力作業が残るのはやむをえないと却下されました。

入力作業の効率化や作業時間の短縮について、
何かアドバイスや参考意見を頂けましたら、幸いでございます。

お手数お掛けして申し訳ありませんが、
何卒、よろしくお願い申し上げます。

この質問に回答
回答

Re: 勘定奉行での請求書処理 入力効率化と作業時間の短縮

2007/04/30 16:58

sindy

おはつ

編集

 心中お察しいたします。
ご自分で、問題点は、整理されていらっしゃるようですね。

>勘定科目に整理して、
>合計金額で1件1件入力していかないといけません。

 ここが理解できなかったのですが、1社で何行くらいの
 仕訳になりますか?
 消耗品、事務用品、備品、会議費?


>1件当たり、約100枚近い請求書が、
>データでなく、紙で取引先から、何十件もやってきます。

 納品書はどうなっていますか?
 何日かまとめて、エクセル集計表を作ってしまうとか?


 心中お察しいたします。
ご自分で、問題点は、整理されていらっしゃるようですね。

勘定科目に整理して、
>合計金額で1件1件入力していかないといけません。

 ここが理解できなかったのですが、1社で何行くらいの
 仕訳になりますか?
 消耗品、事務用品、備品、会議費


>1件当たり、約100枚近い請求書が、
>データでなく、紙で取引先から、何十件もやってきます。

 納品書はどうなっていますか?
 何日かまとめて、エクセル集計表を作ってしまうとか?


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1. Re: 勘定奉行での請求書処理 入力効率化と作業時間の短縮

2007/04/30 16:58

sindy

おはつ

編集

 心中お察しいたします。
ご自分で、問題点は、整理されていらっしゃるようですね。

>勘定科目に整理して、
>合計金額で1件1件入力していかないといけません。

 ここが理解できなかったのですが、1社で何行くらいの
 仕訳になりますか?
 消耗品、事務用品、備品、会議費?


>1件当たり、約100枚近い請求書が、
>データでなく、紙で取引先から、何十件もやってきます。

 納品書はどうなっていますか?
 何日かまとめて、エクセル集計表を作ってしまうとか?


 心中お察しいたします。
ご自分で、問題点は、整理されていらっしゃるようですね。

勘定科目に整理して、
>合計金額で1件1件入力していかないといけません。

 ここが理解できなかったのですが、1社で何行くらいの
 仕訳になりますか?
 消耗品、事務用品、備品、会議費


>1件当たり、約100枚近い請求書が、
>データでなく、紙で取引先から、何十件もやってきます。

 納品書はどうなっていますか?
 何日かまとめて、エクセル集計表を作ってしまうとか?


返信

2. Re: 勘定奉行での請求書処理 入力効率化と作業時間の短縮

2007/04/30 17:08

おはつ

編集

この問題は経理担当者にとって大きな課題ですね。
参考になるか分かりませんが、大量の請求書処理について、参考になるかわかりませんが、私の経験した方法を書いてみます。

1.請求書が毎月ある程度、一定の取引先からくる場合
 どの会社でも、自社の売掛金管理をしています。毎月、請求書を発送している各社(または、件数の多い一部の取引先)へお願いして、その管理表と個々の請求書とを送付していただく。管理表は、メールまたはFDで送付してもらえると、次の方法で大変効率化できる。

1.次により入力データを作成し、一括入力する。
①管理表のうち入力必要項目をシステムの入力形式へ貼り付ける。
  入力に必要のもので、管理表では足りない項目(伝票番号、日付、摘要など)は、追加記入する。
②システムの入力形式は、汎用データ受入れ形式があるはずですが私の経験では、勘定奉行の仕訳データをOUTし、これに必要形式を貼り付ける方が、簡単と記憶しております。(張り付けは、毎月入力済みの請求書の仕訳をCVS形式でデスクトップなどに名前をつけて取り出してこれに貼り付ける)

2.上記1.ができない場合は、一件ごとにエクセルで毎月の請求書を表形式に記入する。
 記入した表を(1)の方法で入力する。
 毎月、同形式の表が、使用できること、相当部分は、前月分がそのまま利用できること、入力より表作成が簡単、チエックがしやすいなど、1件ごとに入力するよりは効率的です。買掛金(未払金)の消し込み管理用としても活用できます。

なお、1.の方法については、私自身は現在、勘定奉行は使用しておりませんが、過去に経験があり給与データをこの方法で入力していました。この方法は、大蔵大臣で、請求書が大量にありましたので、この方法で実際に入力して、大変効率的でした。大量のデータが一瞬のうちに力できると嬉しいものです。
 なお、初めは僅かなデータで試行し、うまく行くようになってから大量のデータを入力されるようお奨めします。

追伸
経理担当者を入力作業に大きな稼動をとらせることは、企業として大変な損失だとおもいます。御社の場合、相当の入力量のようですから仕入・販売管理システムなどを導入し、会計システムと連動させなくてはなりませんね。経理担当にはもっとしなくてはならないことが山ほどありますからね。連休といいうのに、熱心な長いメールを読み、老爺心から、参考になるか分からないことを書いたついでに、余計なことまで書きました。

この問題は経理担当者にとって大きな課題ですね。
参考になるか分かりませんが、大量の請求書処理について、参考になるかわかりませんが、私の経験した方法を書いてみます。

1.請求書が毎月ある程度、一定の取引先からくる場合
 どの会社でも、自社の売掛金管理をしています。毎月、請求書を発送している各社(または、件数の多い一部の取引先)へお願いして、その管理表と個々の請求書とを送付していただく。管理表は、メールまたはFDで送付してもらえると、次の方法で大変効率化できる。

1.次により入力データを作成し、一括入力する。
①管理表のうち入力必要項目をシステムの入力形式へ貼り付ける。
  入力に必要のもので、管理表では足りない項目(伝票番号、日付、摘要など)は、追加記入する。
②システムの入力形式は、汎用データ受入れ形式があるはずですが私の経験では、勘定奉行の仕訳データをOUTし、これに必要形式を貼り付ける方が、簡単と記憶しております。(張り付けは、毎月入力済みの請求書の仕訳をCVS形式でデスクトップなどに名前をつけて取り出してこれに貼り付ける)

2.上記1.ができない場合は、一件ごとにエクセルで毎月の請求書を表形式に記入する。
 記入した表を(1)の方法で入力する。
 毎月、同形式の表が、使用できること、相当部分は、前月分がそのまま利用できること、入力より表作成が簡単、チエックがしやすいなど、1件ごとに入力するよりは効率的です。買掛金(未払金)の消し込み管理用としても活用できます。

なお、1.の方法については、私自身は現在、勘定奉行は使用しておりませんが、過去に経験があり給与データをこの方法で入力していました。この方法は、大蔵大臣で、請求書が大量にありましたので、この方法で実際に入力して、大変効率的でした。大量のデータが一瞬のうちに力できると嬉しいものです。
 なお、初めは僅かなデータで試行し、うまく行くようになってから大量のデータを入力されるようお奨めします。

追伸
経理担当者を入力作業に大きな稼動をとらせることは、企業として大変な損失だとおもいます。御社の場合、相当の入力量のようですから仕入・販売管理システムなどを導入し、会計システムと連動させなくてはなりませんね。経理担当にはもっとしなくてはならないことが山ほどありますからね。連休といいうのに、熱心な長いメールを読み、老爺心から、参考になるか分からないことを書いたついでに、余計なことまで書きました。

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