編集

東証1部の大法人でも、スクラップブックにベタベタと糊付けしていますよ。
明細書等の保管方法は、必要時にすぐに出てきます。
それはある程度工夫がなされているからです。ノウハウがあるからです。
支払伝票とスクラップブックは同じナンバリングをしています。
このナンバリングは、文房具屋さんで売っているやつで充分です。

「文具　　ナンバリング」でネット検索するといっぱい出て出ます。

支払伝票にナンバリングし、同じナンバリングをスクラップブックにもします。
スクラップブックのナンバリングは連番です。

当社の場合を書いておきます。
1）昨年度の購入したPCの請求書を急に見たくなった。
2）会社の会計ソフトで、2007年5月末払いだと、すぐに検索し判明。（2分ぐらい）
3）経理部に電話し、請求書を出しておくように依頼すると同時に
その伝票番号を伝える。
4）約15分後、用意できましたとの返事。
5）経理部では、伝えられた伝票を探し、そこのナンバリングされている数字を
確認。
6）年月別にファイルされている請求書を引っぱりだし、ここからは2分程度の
作業。

ただし税金関係は、ファイルを別にしています。
理由は、よく見ることが多いからです。

ご参考になりましたでしょうか。

東証1部の大法人でも、スクラップブックにベタベタと糊付けしていますよ。
明細書等の保管方法は、必要時にすぐに出てきます。
それはある程度工夫がなされているからです。ノウハウがあるからです。
支払伝票とスクラップブックは同じナンバリングをしています。
このナンバリングは、文房具屋さんで売っているやつで充分です。

「文具　　ナンバリング」でネット検索するといっぱい出て出ます。

支払伝票にナンバリングし、同じナンバリングをスクラップブックにもします。
スクラップブックのナンバリングは連番です。

当社の場合を書いておきます。
1）昨年度の購入したPCの請求書を急に見たくなった。
2）会社の会計ソフトで、2007年5月末払いだと、すぐに検索し判明。（2分ぐらい）
3）経理部に電話し、請求書を出しておくように依頼すると同時に
その伝票番号を伝える。
4）約15分後、用意できましたとの返事。
5）経理部では、伝えられた伝票を探し、そこのナンバリングされている数字を
確認。
6）年月別にファイルされている請求書を引っぱりだし、ここからは2分程度の
作業。

ただし税金関係は、ファイルを別にしています。
理由は、よく見ることが多いからです。

ご参考になりましたでしょうか。

返信

編集

H2O様

アドバイス、有難うございました。
返信が遅くなりまして、申し訳ありません。


ナンバリングですか！

思いも付きませんでした。



大会社でも、糊付けでスクラップしているんですね。

弊社の場合は、
一冊のスクラップブックを10数年で
利用していようとしているので
一ページに一年分をベタベタと貼り付けてて、
何がなんだかわからない状態。

本社や担当の税理士から、
納税した書類のファックスを依頼された際、
糊付けを剥がすのが大変だったのです。


きちんとスクラップブックを年度ごとなどで分け、
一ページに各納税証明書を糊付けしていれば、
ファックスする際も剥がさずに、その面だけをファックスすればいいことですしね。


ノウハウがあれば、スムーズな保管ができるんですね。


弊社の場合は、
その時の思いつきと気分で書類を綴られているので
急にやり方を適当に変えられたりして
決算時に資料を探すのが一苦労。


担当者が軽度の脳梗塞をわずらってからは、
難しいことや面倒くさいことを考えるのが
更に億劫になってるようで、
本当に雑になってきて、困っているのですが
それでも嘱託期間を全うしようとがんばっておられるので
こちらからはなんとも言えず・・・・


来年、私が引き継いでからは、
書類の保管に一貫性を持たせ、
誰が探しても見つけやすい、
わかりやすい書類の保管法に変えて行きたいと考えていますので
ナンバリングの仕方など、研究していきたいと思います。

有難うございました。

H2O様

アドバイス、有難うございました。
返信が遅くなりまして、申し訳ありません。


ナンバリングですか！

思いも付きませんでした。



大会社でも、糊付けでスクラップしているんですね。

弊社の場合は、
一冊のスクラップブックを10数年で
利用していようとしているので
一ページに一年分をベタベタと貼り付けてて、
何がなんだかわからない状態。

本社や担当の税理士から、
納税した書類のファックスを依頼された際、
糊付けを剥がすのが大変だったのです。


きちんとスクラップブックを年度ごとなどで分け、
一ページに各納税証明書を糊付けしていれば、
ファックスする際も剥がさずに、その面だけをファックスすればいいことですしね。


ノウハウがあれば、スムーズな保管ができるんですね。


弊社の場合は、
その時の思いつきと気分で書類を綴られているので
急にやり方を適当に変えられたりして
決算時に資料を探すのが一苦労。


担当者が軽度の脳梗塞をわずらってからは、
難しいことや面倒くさいことを考えるのが
更に億劫になってるようで、
本当に雑になってきて、困っているのですが
それでも嘱託期間を全うしようとがんばっておられるので
こちらからはなんとも言えず・・・・


来年、私が引き継いでからは、
書類の保管に一貫性を持たせ、
誰が探しても見つけやすい、
わかりやすい書類の保管法に変えて行きたいと考えていますので
ナンバリングの仕方など、研究していきたいと思います。

有難うございました。

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