編集

毎回よくわからない質問をして申し訳ありません。
今回も宜しくお願いします。

当方は老人ホームの事務員です。
入居されている方々の誕生月に誕生会を開いており、
そのプレゼント代を一人当たり○○円と設定しています。
（ただし内規等で書面化しているわけではなく、口頭で
周知しているのみです）
誕生者の担当職員がその方の嗜好を踏まえてプレゼント
を小売店から立替購入し、後日会社が精算する、という
形をとっております。

今月の誕生者のプレゼント代の領収書が提出されたの
ですが、その金額が上限額を超過しておりました。
この場合、超過額を購入した職員から徴収することは
可能でしょうか。可能であるなら、帳簿や消費税の取扱い
等はどのようにしたらよいでしょうか。

また、たとえば長時間の残業が見込まれるときに夕食として
弁当○○円分を支給する、と規則に定めて、その領収書が
上限を超過していた場合に、超過金額を徴収することは可能
でしょうか。

お分かりの方がいらっしゃいましたら、どうぞよろしく
お願い申し上げます。

毎回よくわからない質問をして申し訳ありません。
今回も宜しくお願いします。

当方は老人ホームの事務員です。
入居されている方々の誕生月に誕生会を開いており、
そのプレゼント代を一人当たり○○円と設定しています。
（ただし内規等で書面化しているわけではなく、口頭で
周知しているのみです）
誕生者の担当職員がその方の嗜好を踏まえてプレゼント
を小売店から立替購入し、後日会社が精算する、という
形をとっております。

今月の誕生者のプレゼント代の領収書が提出されたの
ですが、その金額が上限額を超過しておりました。
この場合、超過額を購入した職員から徴収することは
可能でしょうか。可能であるなら、帳簿や消費税の取扱い
等はどのようにしたらよいでしょうか。

また、たとえば長時間の残業が見込まれるときに夕食として
弁当○○円分を支給する、と規則に定めて、その領収書が
上限を超過していた場合に、超過金額を徴収することは可能
でしょうか。

お分かりの方がいらっしゃいましたら、どうぞよろしく
お願い申し上げます。

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こんにちは。

お誕生日プレゼントも残業食事代も、その超過分については同じ考えです。

例えば・・・
プレゼント代　5,000円　消費税　250円・・通常科目で処理
上限超過額　　1,000円　消費税　 50円・・1,050円を担当者の立替金
　　　　合計　6,000円 消費税 300円

そして後日、1,050円を立替金の入金処理とする。

＜仕訳＞
(1)
　御社勘定科目　5,000 ／　現金　6,300
仮払消費税　　　250
立替金　　　　1,050

(2) 現金　　 1,050 ／　立替金 1,050

残業食事代の超過額も同様です。

この会計処理とは別次元ですが、超過額を担当職員さんが負担することについては後々のために明文化しておく必要があると思います。
そして全員に徹底し周知してもらう必要がありますね。
人員が入れ替わった際には特に重要になります。
残業食事代の予算超過分についても同様です。
組織の規程のあり方の問題になりますので、ここをしっかりさせておかないと、
心情的な問題に発展しかねませんから。
ご検討下さい。　

こんにちは。

お誕生日プレゼントも残業食事代も、その超過分については同じ考えです。

例えば・・・
プレゼント代　5,000円　消費税　250円・・通常科目で処理
上限超過額　　1,000円　消費税　 50円・・1,050円を担当者の立替金
　　　　合計　6,000円 消費税 300円

そして後日、1,050円を立替金の入金処理とする。

＜仕訳＞
(1)
　御社勘定科目　5,000 ／　現金　6,300
仮払消費税　　　250
立替金　　　　1,050

(2) 現金　　 1,050 ／　立替金 1,050

残業食事代の超過額も同様です。

この会計処理とは別次元ですが、超過額を担当職員さんが負担することについては後々のために明文化しておく必要があると思います。
そして全員に徹底し周知してもらう必要がありますね。
人員が入れ替わった際には特に重要になります。
残業食事代の予算超過分についても同様です。
組織の規程のあり方の問題になりますので、ここをしっかりさせておかないと、
心情的な問題に発展しかねませんから。
ご検討下さい。　

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