編集

現在の弊社の経理の事務員の書類の保管方法に
疑問があります。

（来年でその事務員の嘱託採用期間も終わり、
退職されるので、私がその仕事を引き継ぐ予定です）


とにかく明細書等の書類の保管方法（綴り方）が杜撰なので
必要があってあとから見直す時に一苦労です。

今回困りましたのは、
土地家屋固定資産税の課税明細書を保管してなく
しかも、自動車税など他の税金の納税領収書、
明細書等をすべて
スクラップブックにベタベタと糊付けしていることです。

（銀行の書類はそれぞれファイルを作って綴ってますが、
適当にパンチで穴を開けて綴っているので
同じ大きさの書類が、凸凹して綴られているのです･･･）



皆さんはどのように、
こういう書類を綴って保管してらっしゃいますか？

少しづつ、誰もが見てもわかるような
綴り方に変えて行きたいと思ってますので
アドバイスをお願いします。

現在の弊社の経理の事務員の書類の保管方法に
疑問があります。

（来年でその事務員の嘱託採用期間も終わり、
退職されるので、私がその仕事を引き継ぐ予定です）


とにかく明細書等の書類の保管方法（綴り方）が杜撰なので
必要があってあとから見直す時に一苦労です。

今回困りましたのは、
土地家屋固定資産税の課税明細書を保管してなく
しかも、自動車税など他の税金の納税領収書、
明細書等をすべて
スクラップブックにベタベタと糊付けしていることです。

（銀行の書類はそれぞれファイルを作って綴ってますが、
適当にパンチで穴を開けて綴っているので
同じ大きさの書類が、凸凹して綴られているのです･･･）



皆さんはどのように、
こういう書類を綴って保管してらっしゃいますか？

少しづつ、誰もが見てもわかるような
綴り方に変えて行きたいと思ってますので
アドバイスをお願いします。

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東証1部の大法人でも、スクラップブックにベタベタと糊付けしていますよ。
明細書等の保管方法は、必要時にすぐに出てきます。
それはある程度工夫がなされているからです。ノウハウがあるからです。
支払伝票とスクラップブックは同じナンバリングをしています。
このナンバリングは、文房具屋さんで売っているやつで充分です。

「文具　　ナンバリング」でネット検索するといっぱい出て出ます。

支払伝票にナンバリングし、同じナンバリングをスクラップブックにもします。
スクラップブックのナンバリングは連番です。

当社の場合を書いておきます。
1）昨年度の購入したPCの請求書を急に見たくなった。
2）会社の会計ソフトで、2007年5月末払いだと、すぐに検索し判明。（2分ぐらい）
3）経理部に電話し、請求書を出しておくように依頼すると同時に
その伝票番号を伝える。
4）約15分後、用意できましたとの返事。
5）経理部では、伝えられた伝票を探し、そこのナンバリングされている数字を
確認。
6）年月別にファイルされている請求書を引っぱりだし、ここからは2分程度の
作業。

ただし税金関係は、ファイルを別にしています。
理由は、よく見ることが多いからです。

ご参考になりましたでしょうか。

東証1部の大法人でも、スクラップブックにベタベタと糊付けしていますよ。
明細書等の保管方法は、必要時にすぐに出てきます。
それはある程度工夫がなされているからです。ノウハウがあるからです。
支払伝票とスクラップブックは同じナンバリングをしています。
このナンバリングは、文房具屋さんで売っているやつで充分です。

「文具　　ナンバリング」でネット検索するといっぱい出て出ます。

支払伝票にナンバリングし、同じナンバリングをスクラップブックにもします。
スクラップブックのナンバリングは連番です。

当社の場合を書いておきます。
1）昨年度の購入したPCの請求書を急に見たくなった。
2）会社の会計ソフトで、2007年5月末払いだと、すぐに検索し判明。（2分ぐらい）
3）経理部に電話し、請求書を出しておくように依頼すると同時に
その伝票番号を伝える。
4）約15分後、用意できましたとの返事。
5）経理部では、伝えられた伝票を探し、そこのナンバリングされている数字を
確認。
6）年月別にファイルされている請求書を引っぱりだし、ここからは2分程度の
作業。

ただし税金関係は、ファイルを別にしています。
理由は、よく見ることが多いからです。

ご参考になりましたでしょうか。

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