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先日社内で業務分担の変更があり引き継いだのですが
仕入れ先からの納品書　と　弊社から顧客宛の（佐川などの）送り状控え　が手元に届いた順に一冊のファイルに綴じられていました。
納品書と送り状の内容にはまったく関連はありません。
事務所の消耗品の納品書も、顧客に販売するための仕入れの納品書も同じファイルです。

以前、他の会社（複数）に勤務していたときはそれぞれ単独で綴じていたのでかなり違和感があります。

こんな保管の方法でも何も問題はないのでしょうか？

先日社内で業務分担の変更があり引き継いだのですが
仕入れ先からの納品書　と　弊社から顧客宛の（佐川などの）送り状控え　が手元に届いた順に一冊のファイルに綴じられていました。
納品書と送り状の内容にはまったく関連はありません。
事務所の消耗品の納品書も、顧客に販売するための仕入れの納品書も同じファイルです。

以前、他の会社（複数）に勤務していたときはそれぞれ単独で綴じていたのでかなり違和感があります。

こんな保管の方法でも何も問題はないのでしょうか？

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こんにちは。

私の勤める会社でも先週まで国税局の税務調査がありました。
（無傷は逃しましたが、かすり傷にもならない程度で済みました／余談）
その際、書類の保管・管理について、大変見やすいとご評価頂きました。

税務調査では数名の調査官が、何を見るかの分担をして作業を進めます。
まずは総勘定元帳（データで渡す場合あり）をみて目星をつけ、
それに関連する帳票類を確認してゆきます。

納品書も送り状も、決算日前後（特に決算日後）のものを見られます。
期またぎ部分での処理で間違いや、故意に利益操作していないかの裏付け確認のためです。

従って色々なものが単に発生した日付順のみでファイリングされていると、探す側は非常に手間が掛かります。
これは調査官のみならず、社内の方々が確認するのにも言えることではないでしょうか。
私の今までの経験で恐縮ですが、税務調査ではこちらの対応や帳票類の管理の良さなどは、
調査官の心象を良くしますので、それが調査にも当然影響しますね。

説得、頑張ってください！

こんにちは。

私の勤める会社でも先週まで国税局の税務調査がありました。
（無傷は逃しましたが、かすり傷にもならない程度で済みました／余談）
その際、書類の保管・管理について、大変見やすいとご評価頂きました。

税務調査では数名の調査官が、何を見るかの分担をして作業を進めます。
まずは総勘定元帳（データで渡す場合あり）をみて目星をつけ、
それに関連する帳票類を確認してゆきます。

納品書も送り状も、決算日前後（特に決算日後）のものを見られます。
期またぎ部分での処理で間違いや、故意に利益操作していないかの裏付け確認のためです。

従って色々なものが単に発生した日付順のみでファイリングされていると、探す側は非常に手間が掛かります。
これは調査官のみならず、社内の方々が確認するのにも言えることではないでしょうか。
私の今までの経験で恐縮ですが、税務調査ではこちらの対応や帳票類の管理の良さなどは、
調査官の心象を良くしますので、それが調査にも当然影響しますね。

説得、頑張ってください！