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こんにちは。

私は経理ではないのですが、ＩＳＯの経験が若干ありますので、その経験論から。


ＩＳＯの手順書は、マニュアルを作るというよりも業務フローを確立し、その
フローに基づいて必要な手続は何か、という観点で考えると良いでしょう。

例えばですが、支払フローを考えた場合、緊急支払と定例支払があると思いますが、
それぞれの業務フローを描いてみてください。
・支払に必要な手続
・納期
・支払方法（振込みの場合は？現金の場合は？手形の場合は？）
そしてそのプロセス上、必要な申請書類は何なのかを決めていけばよいです。

振込みに必要な手続、という観点で考えたらどうでしょう。

なおＩＳＯは、一度決めた手順を必ず遵守することが求められ、かつその手順を
書類で残すように指導されます。ＩＳＯは書面主義ですから、なんでも書面で
残さなければ×が基本的な考えです。

だから手続を机上論で考えると、とことん複雑になり、それを定めてしまうと
あとで大変なことになります。


参考になるでしょうか？

こんにちは。

私は経理ではないのですが、ＩＳＯの経験が若干ありますので、その経験論から。


ＩＳＯの手順書は、マニュアルを作るというよりも業務フローを確立し、その
フローに基づいて必要な手続は何か、という観点で考えると良いでしょう。

例えばですが、支払フローを考えた場合、緊急支払と定例支払があると思いますが、
それぞれの業務フローを描いてみてください。
・支払に必要な手続
・納期
・支払方法（振込みの場合は？現金の場合は？手形の場合は？）
そしてそのプロセス上、必要な申請書類は何なのかを決めていけばよいです。

振込みに必要な手続、という観点で考えたらどうでしょう。

なおＩＳＯは、一度決めた手順を必ず遵守することが求められ、かつその手順を
書類で残すように指導されます。ＩＳＯは書面主義ですから、なんでも書面で
残さなければ×が基本的な考えです。

だから手続を机上論で考えると、とことん複雑になり、それを定めてしまうと
あとで大変なことになります。


参考になるでしょうか？

返信

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確かに、経理業務においてＩＳＯの考え方はなじまない部分があると思います。そもそも、製造部門における品質維持と改善を担保するためのものだったわけですから。

ただ、お金のことだから細かいフローが見せられないという意味が分かりません。
仕組みそのものをとやかく言うものではないです。
ＩＳＯは不正をチェックすることがメインの目的ではなく、日常業務が、滞りなく行われ、レベルアップしているか、
いわゆる、PLAN−DO−CHECK−ACTIONのサイクルが適正に回っているかを確認することに主眼が置かれています。特に、２００８年版改定では、顧客重視の項目が追加されました。

ＩＳＯだからといって、特別な資料や書類をそろえる必要は毛頭なく、むしろ、特別に別のものを用意すると、それはＩＳＯのための作業となり、日常業務と別の世界を作ってしまうことになります。だから、審査の直前にあわてて書類を見直し、徹夜で作り直す羽目になるのです。

毎日やっていることをそのまま自然に記録できる仕組みがあれば、それをそのままＩＳＯに取り込んで、それをフローに書けばよいだけです。そうでなければ長続きしません。
ＩＳＯのためにわざわざ新たな書類やその記録や管理のルールを作ることは本末転倒だと思います。

ところで、特に経理部門には、会社法や金融商品取引法絡みで、内部統制の構築と適正性の確認の仕事が増えると思います。
こちらはチェック機能が適正に働いているかなど、結構細かく、仕組みそのものについてとやかく言うものです。

両方の波が同時に来ると、経理部に死人が出るかも？などと冗談を言う人がいますが、どちらでも共用できる書類の作り方もあると思います。如何にいい意味での手抜きができるか・・・とにかく、そのために新たな仕組みや書類を作らないことがポイントだと思います。

書いているうちに、ご質問の主旨と乖離してしまったかもしれませんが、お許しください。

確かに、経理業務においてＩＳＯの考え方はなじまない部分があると思います。そもそも、製造部門における品質維持と改善を担保するためのものだったわけですから。

ただ、お金のことだから細かいフローが見せられないという意味が分かりません。
仕組みそのものをとやかく言うものではないです。
ＩＳＯは不正をチェックすることがメインの目的ではなく、日常業務が、滞りなく行われ、レベルアップしているか、
いわゆる、PLAN−DO−CHECK−ACTIONのサイクルが適正に回っているかを確認することに主眼が置かれています。特に、２００８年版改定では、顧客重視の項目が追加されました。

ＩＳＯだからといって、特別な資料や書類をそろえる必要は毛頭なく、むしろ、特別に別のものを用意すると、それはＩＳＯのための作業となり、日常業務と別の世界を作ってしまうことになります。だから、審査の直前にあわてて書類を見直し、徹夜で作り直す羽目になるのです。

毎日やっていることをそのまま自然に記録できる仕組みがあれば、それをそのままＩＳＯに取り込んで、それをフローに書けばよいだけです。そうでなければ長続きしません。
ＩＳＯのためにわざわざ新たな書類やその記録や管理のルールを作ることは本末転倒だと思います。

ところで、特に経理部門には、会社法や金融商品取引法絡みで、内部統制の構築と適正性の確認の仕事が増えると思います。
こちらはチェック機能が適正に働いているかなど、結構細かく、仕組みそのものについてとやかく言うものです。

両方の波が同時に来ると、経理部に死人が出るかも？などと冗談を言う人がいますが、どちらでも共用できる書類の作り方もあると思います。如何にいい意味での手抜きができるか・・・とにかく、そのために新たな仕組みや書類を作らないことがポイントだと思います。

書いているうちに、ご質問の主旨と乖離してしまったかもしれませんが、お許しください。

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karajanさん

ありがとうございます。

仕事の流れを書き出してみて、そこに必要な
書類や手順を考えてみます。

最初にISOを取得した際、
「とりあえず取得するため」の状態だったので
実務とかけ離れたところがあり今になって
四苦八苦している状態です(^^;

karajanさん

ありがとうございます。

仕事の流れを書き出してみて、そこに必要な
書類や手順を考えてみます。

最初にISOを取得した際、
「とりあえず取得するため」の状態だったので
実務とかけ離れたところがあり今になって
四苦八苦している状態です(^^;

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PTAさん

ありがとうございます。

ISOに総務経理が入らない状態で二年も経過しており、
よく今まで大丈夫だったなぁ・・・って感じです。

>ただ、お金のことだから細かいフローが見せられないという意味が分かりません。

言い方が悪かったですね。すみません。
内部監査員が非常に細かく王様気分の方で・・・・
手順書に、インターネットバンキングでの振り込み方や
暗証番号まで書いてないとダメだといわれ、
それじゃ暗証番号の意味がないやん・・・って思ってます。
「経理のあなたがいなくても誰でも手順書を見れば
仕事が出来るように」と言われますが、意味はわかるけど
暗証番号は・・・・
上司と相談してどんな書類を出しても
「俺は納得いかねー」と突き返され、出しなおすの繰り返し。
上司が何を言っても「内部監査員は俺だから」と。

話がそれました(^^;
振込等は社長の承認をいつももらっているので、
それが書面であればOKですよね。

>審査の直前にあわてて書類を見直し、徹夜で作り直す羽目になるのです。

今まさしくそんな感じです・・・
小さい会社ですし、全体的に他人任せでISOも進んでいた
状況なのでいろんなところでボロが出ているというか。

しかも今月決算で死にそうに頭パニクってます。
ISOなんかに時間と手間を取られたくないというのが
本心です（＞＜）

PTAさん

ありがとうございます。

ISOに総務経理が入らない状態で二年も経過しており、
よく今まで大丈夫だったなぁ・・・って感じです。

>ただ、お金のことだから細かいフローが見せられないという意味が分かりません。

言い方が悪かったですね。すみません。
内部監査員が非常に細かく王様気分の方で・・・・
手順書に、インターネットバンキングでの振り込み方や
暗証番号まで書いてないとダメだといわれ、
それじゃ暗証番号の意味がないやん・・・って思ってます。
「経理のあなたがいなくても誰でも手順書を見れば
仕事が出来るように」と言われますが、意味はわかるけど
暗証番号は・・・・
上司と相談してどんな書類を出しても
「俺は納得いかねー」と突き返され、出しなおすの繰り返し。
上司が何を言っても「内部監査員は俺だから」と。

話がそれました(^^;
振込等は社長の承認をいつももらっているので、
それが書面であればOKですよね。

>審査の直前にあわてて書類を見直し、徹夜で作り直す羽目になるのです。

今まさしくそんな感じです・・・
小さい会社ですし、全体的に他人任せでISOも進んでいた
状況なのでいろんなところでボロが出ているというか。

しかも今月決算で死にそうに頭パニクってます。
ISOなんかに時間と手間を取られたくないというのが
本心です（＞＜）

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内部監査員だか何だか知らないが、
少々の圧力があっても、
担当者レベルでは簡単に暗証番号を教えない・・・

これすなわち、内部統制が機能しているってことで
褒められてしかるべし。

普通の内部監査員なら
マニュアルに暗証番号が書いてあるのを発見したら、
内部統制に欠陥ありっていう評価をしますね。

その偉そうな内部監査員に
暗証番号が書いてなかったら、いったいどんな監査意見が付けられるのか聞いてみてください。私もISO内部監査の資格（講習を受けた後、簡単な試験で受講者の合格率100%だった）を持っていますが、後学のために知りたいです。

内部監査員だか何だか知らないが、
少々の圧力があっても、
担当者レベルでは簡単に暗証番号を教えない・・・

これすなわち、内部統制が機能しているってことで
褒められてしかるべし。

普通の内部監査員なら
マニュアルに暗証番号が書いてあるのを発見したら、
内部統制に欠陥ありっていう評価をしますね。

その偉そうな内部監査員に
暗証番号が書いてなかったら、いったいどんな監査意見が付けられるのか聞いてみてください。私もISO内部監査の資格（講習を受けた後、簡単な試験で受講者の合格率100%だった）を持っていますが、後学のために知りたいです。

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ＰＴＡさんが仰るとおり、暗証番号まで明記するというのは、ＩＳＯの
要求事項でもなんでありません。

ＩＳＯが要求していることは「決めたフローを手順どおり行なうこと」
であり、機密事項まで手順書に明記する必要はありません。また、ＩＳＯ
では、マネジメントシステムを社内に周知することを要求されますので
当然手順書も周知されることになります。したがって機密事項を周知する
ことがＩＳＯの要求事項であるかないかは、自明でしょう。


逆に、私の場合はそんなことを入れろと言ってる輩に対して、


「なんか企んでるんですか？」


と間違いなく聞き返しますね（笑）

ＩＳＯを取得する際、コンサルタントに依頼しているはずだと思います
ので、直接聞いてみたら如何ですか？

ＰＴＡさんが仰るとおり、暗証番号まで明記するというのは、ＩＳＯの
要求事項でもなんでありません。

ＩＳＯが要求していることは「決めたフローを手順どおり行なうこと」
であり、機密事項まで手順書に明記する必要はありません。また、ＩＳＯ
では、マネジメントシステムを社内に周知することを要求されますので
当然手順書も周知されることになります。したがって機密事項を周知する
ことがＩＳＯの要求事項であるかないかは、自明でしょう。


逆に、私の場合はそんなことを入れろと言ってる輩に対して、


「なんか企んでるんですか？」


と間違いなく聞き返しますね（笑）

ＩＳＯを取得する際、コンサルタントに依頼しているはずだと思います
ので、直接聞いてみたら如何ですか？

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karajanさん　PTAさん

回答ありがとうございました。
なんか中途半端なお返事になってしまっていたので
経過報告いたします。

コンサルタントに質問したところ、
わが社の場合は総務経理は品質には
関係ないので基本入れなくて良い、
品質目標も必要なしとの回答でした。

「やっぱりね〜」という感想でしたが、
その厄介な先輩内部監査員から
「あのコンサル怪しい」と始まり・・・・
社長も困り果てているようでした。

コンサルの方が様々説明してくださり、
なんとか収まりました。
来年からは先輩にはISOからはずす方向で
影で動いています。

マニュアル改訂し、なんとか更新審査を受けられそうです。

また何かありましたら質問させてください。

karajanさん　PTAさん

回答ありがとうございました。
なんか中途半端なお返事になってしまっていたので
経過報告いたします。

コンサルタントに質問したところ、
わが社の場合は総務経理は品質には
関係ないので基本入れなくて良い、
品質目標も必要なしとの回答でした。

「やっぱりね〜」という感想でしたが、
その厄介な先輩内部監査員から
「あのコンサル怪しい」と始まり・・・・
社長も困り果てているようでした。

コンサルの方が様々説明してくださり、
なんとか収まりました。
来年からは先輩にはISOからはずす方向で
影で動いています。

マニュアル改訂し、なんとか更新審査を受けられそうです。

また何かありましたら質問させてください。

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