編集

毎回よくわからない質問をして申し訳ありません。
今回も宜しくお願いします。

当方は老人ホームの事務員です。
入居されている方々の誕生月に誕生会を開いており、
そのプレゼント代を一人当たり○○円と設定しています。
（ただし内規等で書面化しているわけではなく、口頭で
周知しているのみです）
誕生者の担当職員がその方の嗜好を踏まえてプレゼント
を小売店から立替購入し、後日会社が精算する、という
形をとっております。

今月の誕生者のプレゼント代の領収書が提出されたの
ですが、その金額が上限額を超過しておりました。
この場合、超過額を購入した職員から徴収することは
可能でしょうか。可能であるなら、帳簿や消費税の取扱い
等はどのようにしたらよいでしょうか。

また、たとえば長時間の残業が見込まれるときに夕食として
弁当○○円分を支給する、と規則に定めて、その領収書が
上限を超過していた場合に、超過金額を徴収することは可能
でしょうか。

お分かりの方がいらっしゃいましたら、どうぞよろしく
お願い申し上げます。

毎回よくわからない質問をして申し訳ありません。
今回も宜しくお願いします。

当方は老人ホームの事務員です。
入居されている方々の誕生月に誕生会を開いており、
そのプレゼント代を一人当たり○○円と設定しています。
（ただし内規等で書面化しているわけではなく、口頭で
周知しているのみです）
誕生者の担当職員がその方の嗜好を踏まえてプレゼント
を小売店から立替購入し、後日会社が精算する、という
形をとっております。

今月の誕生者のプレゼント代の領収書が提出されたの
ですが、その金額が上限額を超過しておりました。
この場合、超過額を購入した職員から徴収することは
可能でしょうか。可能であるなら、帳簿や消費税の取扱い
等はどのようにしたらよいでしょうか。

また、たとえば長時間の残業が見込まれるときに夕食として
弁当○○円分を支給する、と規則に定めて、その領収書が
上限を超過していた場合に、超過金額を徴収することは可能
でしょうか。

お分かりの方がいらっしゃいましたら、どうぞよろしく
お願い申し上げます。

編集

超過支出分について、立替払いした人に負担していただく場合の会計処理は、ranさんお書きのとおりと思います。

ただ、超過分を誰にどのように負担させるかは、悩ましい問題ですね。個人負担とする場合、プレゼントの売価はお店が決めるものであること、超過額は立替者の懐に入るものではないことなどから、立替者の反応が気になります。

口頭周知の支出額は、基準［目安］であって、一定の幅のなかでこの基準を守るという運用解釈は、これまで行ってこなかったのでしょうか。
もし、その辺の運用がはっきりしていないのでしたら、今回の支出も含め、一定の幅を超す場合は上長の承認を必要とするとか、一定幅を超過する分は個人負担とするとか、約束ごとの運用方法を変更し、できるだけ個人負担をなくすようにされてはいかがでしょうか。

残業の場合の弁当代は、超過分も残業者個人のおなかに入るのですから、個人負担と割り切って問題はないような気がします。
（超過額がわずかな場合、個人に負担してもらうのは、事務処理が煩雑となりますので、一定の超過額を認める運用もありと思います。）

今回のプレゼントの超過額の負担問題とあわせ、弁当代も上司と相談をされて、運用方法をメモ程度にでもまとめて周知されるのが、今後のためによいと思います。 :-)

超過支出分について、立替払いした人に負担していただく場合の会計処理は、ranさんお書きのとおりと思います。

ただ、超過分を誰にどのように負担させるかは、悩ましい問題ですね。個人負担とする場合、プレゼントの売価はお店が決めるものであること、超過額は立替者の懐に入るものではないことなどから、立替者の反応が気になります。

口頭周知の支出額は、基準［目安］であって、一定の幅のなかでこの基準を守るという運用解釈は、これまで行ってこなかったのでしょうか。
もし、その辺の運用がはっきりしていないのでしたら、今回の支出も含め、一定の幅を超す場合は上長の承認を必要とするとか、一定幅を超過する分は個人負担とするとか、約束ごとの運用方法を変更し、できるだけ個人負担をなくすようにされてはいかがでしょうか。

残業の場合の弁当代は、超過分も残業者個人のおなかに入るのですから、個人負担と割り切って問題はないような気がします。
（超過額がわずかな場合、個人に負担してもらうのは、事務処理が煩雑となりますので、一定の超過額を認める運用もありと思います。）

今回のプレゼントの超過額の負担問題とあわせ、弁当代も上司と相談をされて、運用方法をメモ程度にでもまとめて周知されるのが、今後のためによいと思います。 :-)

返信