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正式な帳簿とは?

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正式な帳簿とは?

2005/11/15 18:08

arisa

おはつ

回答数:9

編集

従業人5人程の小さな有限会社の経理を手伝っています。経理の知識は余りありません。初歩的な質問でお恥ずかしいのですが、売上帳や給与台帳など、私はExcelで作ったフォームにPCで入力し、管理したいのですが、社長は、昔ながらの市販のB5の台帳に手書きしたものでないと、公式な書類として認められていないのでダメだと言います。でも、同じような内容を、何度も手書きで転記していくのはとても効率が悪く、一人でやるのは手間も時間もかかるのですが、自分で作成したフォームに入力し、印刷したものはやはり正式文書として、認められないものなのでしょうか?

従業人5人程の小さな有限会社の経理を手伝っています。経理の知識は余りありません。初歩的な質問でお恥ずかしいのですが、売上帳や給与台帳など、私はExcelで作ったフォームにPCで入力し、管理したいのですが、社長は、昔ながらの市販のB5の台帳に手書きしたものでないと、公式な書類として認められていないのでダメだと言います。でも、同じような内容を、何度も手書きで転記していくのはとても効率が悪く、一人でやるのは手間も時間もかかるのですが、自分で作成したフォームに入力し、印刷したものはやはり正式文書として、認められないものなのでしょうか?

この質問に回答
回答

Re: 正式な帳簿とは?

2005/11/18 02:55

おけ

さらにすごい常連さん

編集

遅ればせながら、コメントを入れてみます。
PCに対する拒否反応の理由は様々にあるでしょうけれども、
PC推進側で対応可能なものを挙げてみると、こんな具合ですかね。

■ ブラックボックス
   計算過程がまったく見えない。
   データを入れるとすぐに「答え」が出てくるので、
   計算が正しいのかどうか不安。
     → 導入当初は面倒でも(馬鹿馬鹿しくても)一部抽出などをして
       計算チェックをおこなうとともに、問題ないことをアピール。
       そのうち、計算チェックをしなくても大丈夫だと分かってもらえる。

■ 喪失の危険
   データが吹っ飛ぶ危険が、紙ベースよりも高い。
   バックアップデータも吹っ飛ぶ危険があることには変わりない。
     → バックアップを必ずとる。
       データ喪失の可能性を確率論で説明する。
       (例:喪失率1%とすれば、バックアップともども喪失する可能性は、
        0.01×0.01=0.0001=0.01%。これは30年に1回ある程度。)
       重要データはCD-RWやMOなどを活用して二重バックアップをする。
       注意点としては、紙と比較し過ぎないこと。話の流れによっては、
       それぞれにデメリットがあることを強調するはめになり、
       毎回プリントアウトせよなどという無茶な注文に繋がる恐れがある。

■ 漏洩の危険
   一箇所に濃縮されてデータ保存されるので、持ち去られやすい。
   インターネットを通じてのデータ漏洩などもある。
     → パスワードロックを必ずかける。
       ロックは少なくともPC自体と会計ソフトとの二重ロックにすると、
       安全性をアピールしやすい。
       PC自体をインターネットに繋げない。
       インターネット接続可能な他のPCとも(社内LANなどで)繋げない。
       サーバなどのデータ保存をしたHDDは持ち去られないように
       鍵付きの部屋に置いておく。
       ここは紙と比較しても大丈夫。
       紙は一部を抜かれてもなかなか気付かないデメリットが大きい。
       (犯罪対応が遅れて犯罪者を見つけにくくなる。)

■ お金がかかる
   ソフトを買ったりハードを買ったりで出費が多く、維持費用もかかる。
   お金が余計にかかる。
     → 紙ベースも馬鹿にならない。
       大量な枚数になりがちで紙代・インク代がかかる。
       保管場所を確保・維持するコスト(減価償却費や賃借料)もかかる。
       保管費用や作業コスト(PC導入で作業費はかなり減る)をも加味して、
       紙と比較する。
       一時の支出は大きいが、中長期では費用削減となるケースが多い。
       場合によっては短期でも費用削減になる。
       費用削減が出来るという点は、経営者にとっては重要ポイント。
       数値で説明されると、経営者は納得しがち。

社長がどれを危惧しているのかについては、
お書きの情報からは分かりませんでした。
(費用面での社長の反論も、まだ想像しているだけですよね。)
そのため一般論を最後に記しますと、
「こういうご心配があるのかもしれませんが、こうすれば大丈夫です」
といった具合に先回りしてツブしていけば、納得も得やすいように思います。

参考URL:
http://www.it-planning.jp/It110/faq77.htm

<追記>

kontaさん、怒りゃしませんて。

あのケースは事態が深刻&切羽詰っているようだったから、
肩の力を抜き過ぎるのはどうかなぁと思ったためであって、
場面に応じて接し方を変化させていけばいいことですってば。
結局、私も読み違いしていたんですけどね・・・。反省。

ちゅうか、むしろ、
私が怒るかもしれないってのも、そんなことないと伝えるのも、
このスレッドの主人公であるarisaさんには関わりの無い話であって、
こうやって書き込んでしまっていいもんかなぁ、と思っているわけでして、
ええと、arisaさん、えらいスミマセン。
(以前に、kontaさんの投稿に対して私が「それはちょっと・・・」と
 記したことがありまして、それが背景となっております。)

遅ればせながら、コメントを入れてみます。
PCに対する拒否反応の理由は様々にあるでしょうけれども、
PC推進側で対応可能なものを挙げてみると、こんな具合ですかね。

■ ブラックボックス
   計算過程がまったく見えない。
   データを入れるとすぐに「答え」が出てくるので、
   計算が正しいのかどうか不安。
     → 導入当初は面倒でも(馬鹿馬鹿しくても)一部抽出などをして
       計算チェックをおこなうとともに、問題ないことをアピール。
       そのうち、計算チェックをしなくても大丈夫だと分かってもらえる。

■ 喪失の危険
   データが吹っ飛ぶ危険が、紙ベースよりも高い。
   バックアップデータも吹っ飛ぶ危険があることには変わりない。
     → バックアップを必ずとる。
       データ喪失の可能性を確率論で説明する。
       (例:喪失率1%とすれば、バックアップともども喪失する可能性は、
        0.01×0.01=0.0001=0.01%。これは30年に1回ある程度。)
       重要データはCD-RWやMOなどを活用して二重バックアップをする。
       注意点としては、紙と比較し過ぎないこと。話の流れによっては、
       それぞれにデメリットがあることを強調するはめになり、
       毎回プリントアウトせよなどという無茶な注文に繋がる恐れがある。

■ 漏洩の危険
   一箇所に濃縮されてデータ保存されるので、持ち去られやすい。
   インターネットを通じてのデータ漏洩などもある。
     → パスワードロックを必ずかける。
       ロックは少なくともPC自体と会計ソフトとの二重ロックにすると、
       安全性をアピールしやすい。
       PC自体をインターネットに繋げない。
       インターネット接続可能な他のPCとも(社内LANなどで)繋げない。
       サーバなどのデータ保存をしたHDDは持ち去られないように
       鍵付きの部屋に置いておく。
       ここは紙と比較しても大丈夫。
       紙は一部を抜かれてもなかなか気付かないデメリットが大きい。
       (犯罪対応が遅れて犯罪者を見つけにくくなる。)

■ お金がかかる
   ソフトを買ったりハードを買ったりで出費が多く、維持費用もかかる。
   お金が余計にかかる。
     → 紙ベースも馬鹿にならない。
       大量な枚数になりがちで紙代・インク代がかかる。
       保管場所を確保・維持するコスト(減価償却費賃借料)もかかる。
       保管費用や作業コスト(PC導入で作業費はかなり減る)をも加味して、
       紙と比較する。
       一時の支出は大きいが、中長期では費用削減となるケースが多い。
       場合によっては短期でも費用削減になる。
       費用削減が出来るという点は、経営者にとっては重要ポイント。
       数値で説明されると、経営者は納得しがち。

社長がどれを危惧しているのかについては、
お書きの情報からは分かりませんでした。
(費用面での社長の反論も、まだ想像しているだけですよね。)
そのため一般論を最後に記しますと、
「こういうご心配があるのかもしれませんが、こうすれば大丈夫です」
といった具合に先回りしてツブしていけば、納得も得やすいように思います。

参考URL:
http://www.it-planning.jp/It110/faq77.htm

<追記>

kontaさん、怒りゃしませんて。

あのケースは事態が深刻&切羽詰っているようだったから、
肩の力を抜き過ぎるのはどうかなぁと思ったためであって、
場面に応じて接し方を変化させていけばいいことですってば。
結局、私も読み違いしていたんですけどね・・・。反省。

ちゅうか、むしろ、
私が怒るかもしれないってのも、そんなことないと伝えるのも、
このスレッドの主人公であるarisaさんには関わりの無い話であって、
こうやって書き込んでしまっていいもんかなぁ、と思っているわけでして、
ええと、arisaさん、えらいスミマセン。
(以前に、kontaさんの投稿に対して私が「それはちょっと・・・」と
 記したことがありまして、それが背景となっております。)

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0 arisa 2005/11/15 18:08
1 shunkiti 2005/11/15 19:51
2 おけ 2005/11/16 01:44
3 arisa 2005/11/16 11:45
4 konta 2005/11/16 13:05
5 arisa 2005/11/16 16:39
6 konta 2005/11/16 17:14
7 arisa 2005/11/17 11:28
8
Re: 正式な帳簿とは?
おけ 2005/11/18 02:55
9 arisa 2005/11/18 13:12