Re: ガソリン代｜助け合い掲示板｜経理初心者おたすけ帳

これといった絶対的な決まりはありませんので各社で任意な方法を採用していると思います。

通勤の場合と、業務使用した場合とが考えられますが、いずれにしても弊社ではガソリン代に関しては下記サイトの価格を参考としています。
石油情報センター　（ここの調査価格が新聞・マスコミで発表されています）　
http://oil-info.ieej.or.jp/price/price.html

ちなみに弊社の場合の概略をご紹介しますと、
支給するのはレギュラー価格です。（ハイオク車でもです）
ガソリン単価は上記サイトから過去３カ月平均の価格としています。

（通勤の場合＝申請書提出）
実際に要した片道距離×２×ガソリン単価÷燃費×２０日
＝月額　
というような計算式で１００円未満切り上げとしています。
燃費は「リッター何キロ走るか」というやつですが、弊社では１０ｋｍとしています。
車の燃費が向上しているので２年前から段階的に引き上げています。
このガソリン単価を毎月改訂していると大変ですので（企業規模にもよりますが）弊社では半年に一度改定し、それ以後はどんなに実際の価格が上下しても次回の改定時までは変えません。
何らかの影響で余程の上下があった場合は別途検討するとしています。
決めた単価と実際の単価には当然ながらズレは生じますが、時には損することもあれば逆に徳している場合もありますから、そこは割り切ってもらうしかありませんね。

また対象者が非常に多い場合には、走行距離を３～５ｋｍくらいごとに区切って、その区分ごとの上限額を計算して一律支給する方法もあります（３ｋｍ区分なら、１～３ｋｍは同額というやり方）。

これはどんな方法をとっても必ずや不平不満が出るのと、経理側での手間暇の問題が生じますので、どこかでぐっさりと「決まり」を作るしかありません。
上司・権限のある方と良くご相談してみて下さい。

ご参考まで