編集

いつもお世話になります。

当方、親会社が80%の株を保有し、弊社代表が20%の株を所有するといった出資割合の小さな会社です。

弊社の定款に｢定時総会は、毎事業年度末日の翌日から3ヶ月以内に召集し、臨時総会は必要に応じて召集する｣とあります。

が、召集に関して別段指示があるわけでもなく(株主2名ですが)、また株主総会そのものや議事録についても何ら指示がありません。
個人的に｢定款に定めがあるんだからきちんとやらなきゃまずいんじゃないか？？｣とか思うのですが、弊社のような小規模企業の場合に総会を省略してしまったり、議事録の作成だけしておくとかいうのは一般的によくあることなんでしょうか？
(それにしたって定款の期限はとうに越えてしまっているのですけれど)

私は株主総会議事録を作成したことがなく、会社法を覗いてみたのですが、イマイチ判断が付かず。
319条を見ると、｢開催しなくても書面か電磁的記録があればOK｣と読めなくもないような。。

どなたかお知恵拝借できませんでしょうか？
よろしくお願い致します<(_ _)>

いつもお世話になります。

当方、親会社が80%の株を保有し、弊社代表が20%の株を所有するといった出資割合の小さな会社です。

弊社の定款に｢定時総会は、毎事業年度末日の翌日から3ヶ月以内に召集し、臨時総会は必要に応じて召集する｣とあります。

が、召集に関して別段指示があるわけでもなく(株主2名ですが)、また株主総会そのものや議事録についても何ら指示がありません。
個人的に｢定款に定めがあるんだからきちんとやらなきゃまずいんじゃないか？？｣とか思うのですが、弊社のような小規模企業の場合に総会を省略してしまったり、議事録の作成だけしておくとかいうのは一般的によくあることなんでしょうか？
(それにしたって定款の期限はとうに越えてしまっているのですけれど)

私は株主総会議事録を作成したことがなく、会社法を覗いてみたのですが、イマイチ判断が付かず。
319条を見ると、｢開催しなくても書面か電磁的記録があればOK｣と読めなくもないような。。

どなたかお知恵拝借できませんでしょうか？
よろしくお願い致します<(_ _)>

編集

色々漁ってみましたが、
規則72条4項で法319条,320条の場合を名指しして
議事録の作成を義務付けているのだから、
株主から集めた同意書面とは別に議事録を作るのは
当たり前だ、というスタンスのようですよ。
その後の保管を考えても、支店がある会社を想定すると
同意書は正本を本店に備え置くだけなのに対し、
規則72条4項に則った「議事録」は
写しを作って支店にも置かないといけませんし。

そういうわけで、提案について319条、
報告について320条それぞれの同意書
（といっても、この2つは株主ごとに
1枚にまとめても良い気がする）と、
それら全ての議題をまとめた
「定時株主総会議事録」を備えておけば安心、
ということでよさそうです。

文例は、無料で公開してるところは
なさそうですね。
仕組が変わってからそれほど日が経ってないですし、
そのせいもあってなにがしかお金が取れそうな
情報だからでしょうかね〜。

（付）下でお示しのサイトは私もチラッと
見たのだけれど、決議省略の際の書式は
なかったような・・・
まあ通常の総会の議事録をチョチョッと
アレンジすればいいだけだろう、と
言われればその通りなんですけれども・・・

色々漁ってみましたが、
規則72条4項で法319条,320条の場合を名指しして
議事録の作成を義務付けているのだから、
株主から集めた同意書面とは別に議事録を作るのは
当たり前だ、というスタンスのようですよ。
その後の保管を考えても、支店がある会社を想定すると
同意書は正本を本店に備え置くだけなのに対し、
規則72条4項に則った「議事録」は
写しを作って支店にも置かないといけませんし。

そういうわけで、提案について319条、
報告について320条それぞれの同意書
（といっても、この2つは株主ごとに
1枚にまとめても良い気がする）と、
それら全ての議題をまとめた
「定時株主総会議事録」を備えておけば安心、
ということでよさそうです。

文例は、無料で公開してるところは
なさそうですね。
仕組が変わってからそれほど日が経ってないですし、
そのせいもあってなにがしかお金が取れそうな
情報だからでしょうかね〜。

（付）下でお示しのサイトは私もチラッと
見たのだけれど、決議省略の際の書式は
なかったような・・・
まあ通常の総会の議事録をチョチョッと
アレンジすればいいだけだろう、と
言われればその通りなんですけれども・・・

返信