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契約書のコピー
2006/06/15 11:33
契約書の取扱いについて教えて下さい！
今は契約書原本を一つのファイルで管理していて
他にコピーを１部とって、
部員はコピーを見れる用になっています。
（原本は見れません）
これをコピーではなくスキャナーで取り込んでデータとして
保存したいと思っていますが。。。
基本的に契約書ってコピーとかしても問題はないのでしょうか？
契約書の取扱いについて教えて下さい！
今は契約書原本を一つのファイルで管理していて
他にコピーを１部とって、
部員はコピーを見れる用になっています。
（原本は見れません）
これをコピーではなくスキャナーで取り込んでデータとして
保存したいと思っていますが。。。
基本的に契約書ってコピーとかしても問題はないのでしょうか？
2. Re: 契約書のコピー
2006/06/16 02:03
コピーすること自体は、問題ありませんよ〜。
ただ、契約書の中で
「双方１通ずつ保有する」などといった具合に
原本保有せいと書かれていれば、
原本も保管しておく必要はあります。
それから、スキャナでの取り込みについては、
これも基本的には問題ありません。
しかし、契約書の中に
「もう一方は控えを保有する」
などと書かれていた場合には、
電子文書保存の条件を満たしていない限り、
コピー文書を書類としても残す必要があります。
そのため、
スキャナに取り込んで紙ベースのコピー文書を
残さないためには、
１．契約書の中に自社が原本保有（ｏｒ自社も原本保有）
とは書かれていないこと
２．電子文書保存の条件を満たしていること
の両方が必要となります。
コピーすること自体は、問題ありませんよ〜。
ただ、契約書の中で
「双方１通ずつ保有する」などといった具合に
原本保有せいと書かれていれば、
原本も保管しておく必要はあります。
それから、スキャナでの取り込みについては、
これも基本的には問題ありません。
しかし、契約書の中に
「もう一方は控えを保有する」
などと書かれていた場合には、
電子文書保存の条件を満たしていない限り、
コピー文書を書類としても残す必要があります。
そのため、
スキャナに取り込んで紙ベースのコピー文書を
残さないためには、
１．契約書の中に自社が原本保有（ｏｒ自社も原本保有）
とは書かれていないこと
２．電子文書保存の条件を満たしていること
の両方が必要となります。
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