デポジット５００円について
資産に計上する方法は、適切ではありません。
理由として再発行をしてもらうためには、記名式でなければなりません。そこで、給与課税を受けますが本人に支給してしまい経費とした方がよいと思います。

チャージ分について
方法１：支払時に「旅費交通費」とする方法
この場合ランダムに履歴印字の提出を求め他の用途に使用していないことを立証できるようにします。

方法２：支払時に「仮払金」として次回支払時に履歴印字を提出させ「旅費交通費」に使用分を振り替えます。
（とても面倒なので人数が多い場合は不可能）

方法３：支払時に「旅費交通費」とし、決算の翌日以後に履歴印字をして未使用の金額を「仮払金」とする。

http://www.pasmo.co.jp/useful/print.html
以上参考としてください。