編集

契約書の分類方法に悩んでおり、ぜひお知恵を
拝借したいと思っています。

前任者がとりあえず会社別にまとめてくれては
いるのですが、多種多様な契約書が入り混じって
いる状態です。

皆さんの会社では、どのように分類なさって
いますか？またどのように分類すべきなど何か
決まりごとがあればお教えください。

よろしくお願いいたします。

契約書の分類方法に悩んでおり、ぜひお知恵を
拝借したいと思っています。

前任者がとりあえず会社別にまとめてくれては
いるのですが、多種多様な契約書が入り混じって
いる状態です。

皆さんの会社では、どのように分類なさって
いますか？またどのように分類すべきなど何か
決まりごとがあればお教えください。

よろしくお願いいたします。

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こんにちは。

契約書のまとめ方については特段の決まりはありませんから、各会社さんで任意の方法でなされていると思います。

相手先がある程度限定されている場合には相手先別に、
また相手数も多く且つ契約書の種類も多い場合には契約書の種類別、あるいは単純に発生順などのファイリングが考えられます。
さらには主要先の何件かのみ相手先別とし、その他は発生順なども。

重要なのは、契約書ですので「原本」管理が基本になりますので、ファイリングは漏れがないように整然と管理する必要があります。

弊社の場合には、契約書の種類別は多岐にわたりますので発生順としています。
ファイリングの際にはクリアーファイルを使い、インデックスを用いて発生順の通し番号を明記し、そのインデックスの裏面には相手先名を記しています。
表側からは通し番号が見え、裏側面からは相手先名が判ります。

そして通し番号順の一覧表を作成しファイルの最初のページに入れ、そこに発生するごとに発生日（契約締結日）、相手先名、契約書の種類、内容（****の件）などを書き加えて目次として利用しています。
その際契約書の右上の隅に鉛筆で通し番号を記入し、万が一ファイリングが落丁した場合の備えとし、また原本を持ち出した方が元の場所に戻すのにも容易なようにと工夫しています。

こうすることにより誰でも容易に捜し出せる仕組みにしています。
ご参考まで。

こんにちは。

契約書のまとめ方については特段の決まりはありませんから、各会社さんで任意の方法でなされていると思います。

相手先がある程度限定されている場合には相手先別に、
また相手数も多く且つ契約書の種類も多い場合には契約書の種類別、あるいは単純に発生順などのファイリングが考えられます。
さらには主要先の何件かのみ相手先別とし、その他は発生順なども。

重要なのは、契約書ですので「原本」管理が基本になりますので、ファイリングは漏れがないように整然と管理する必要があります。

弊社の場合には、契約書の種類別は多岐にわたりますので発生順としています。
ファイリングの際にはクリアーファイルを使い、インデックスを用いて発生順の通し番号を明記し、そのインデックスの裏面には相手先名を記しています。
表側からは通し番号が見え、裏側面からは相手先名が判ります。

そして通し番号順の一覧表を作成しファイルの最初のページに入れ、そこに発生するごとに発生日（契約締結日）、相手先名、契約書の種類、内容（****の件）などを書き加えて目次として利用しています。
その際契約書の右上の隅に鉛筆で通し番号を記入し、万が一ファイリングが落丁した場合の備えとし、また原本を持ち出した方が元の場所に戻すのにも容易なようにと工夫しています。

こうすることにより誰でも容易に捜し出せる仕組みにしています。
ご参考まで。

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